L’art d’organitzar-se amb eficàcia

1. Un nou mètode per a una nova realitat

El problema: noves exigències, recursos insuficients
  • El treball ja no té uns límits definits
  • Els nostres treballs no paren de canviar
  • Els vells models i els hàbits insuficients
  • Panorama general front a la crua realitat
El principi: ocupar-se amb eficàcia dels compromisos interns

  • Exigències bàsiques per gestionar els compromisos

    1. Capturar-ho tot fora de la teua ment
    2. Aclarir el teu compromís i decidir què fer
    3. Conservar recordatoris en un sistema que revises regularment

  • El treball real del coneixement

    • En el treball del coneixement la tasca o ve donada, ha de determinar-se
    • Cal definir el resultat

  • La raó de que les coses estiguen en la teua ment

    • No has aclarit què pretens
    • No has decidit quina és la següent acció
    • No has col·locat recordatoris i l’acció requerida en un sistema en què confies

  • La teua ment no té una ment pròpia

    • Una part de la teua ment no pot evitar rastrejar cicles oberts

  • La transformació dels assumptes

    • Mentre no transformen els assumptes en significats, decisions i compromisos, continuaran sent assumptes, no seran controlables
Gestionar l’acció

  • Administrar l’acció és el principal desafiament

    • La clau per administrar totes les teues coses és gestionar les teues accions

    • Fer les coses requereix dos elements

      • Significat de fet

        • Resultats

      • Singificat de fer-ho

        • Accions
  • El valor de l’enfoc de baix a dalt

  • Gestió vertical i horitzontal de les accions

    • Control Horitzontal

      • Coherència entre les activitats que estàs implicat

    • Control Vertical

      • Pensament, desenvolupament, coordinació dels assumptes i projectes individuals
  • El canvi principal: llevar-te tot del cap
La promesa: L’estat d’atenció de l’expert en les arts marcials
  • El símil de la ment com l’aigua
  • Pots desenganxar-te al teu estat productiu quan és necessari?

2. Posant en marxa els projectes amb creativitat: els 5 fases de la planificació de projectes

Potenciar l’enfoc vertical
Model de Planificació Natural
  • Definir Propòsit i Principis
  • Visualitzar el Resultat
  • Pluja d’Idees
  • Organitzar
  • Identificar Accions Següents
Model de Planificació No Natural
Model de Planificació Reactiu
Tècniques de Planificació Natural

  • Propòsit

    • Defineix l’èxit
    • Estableix els criteris per a la presa de decisions
    • Alinea recursos
    • Motiva
    • Amplia opcions
  • Principis

  • Visió/Resultats

    • La força de l’enfoc
    • Clarificació dels resultats

  • Pluja d’idees

    • Captura les teues ides

      • Mapes mentals
    • Cognició distribuida

    • Claus de les pluja d’idees

      • No jutges, qüestiones ni critiques
      • Decideix-te per la quantitat, no per la qualitat

  • Organització

    • Fonaments

      • Identificar les idees importants
      • Ordenar per un o mes elements, seqüències i prioritats
      • Detallar en la mesura necessària

  • Accions següents

    • L’essencial

      • Activació de les parts mòbils
      • Més coses que planificar?
      • Quan la següent acció depén d’altra persona

  • Fins a quin punt has de planificar

    • Necessites més claredat
    • Necessites que ocòrrega alguna cosa més

3. Controla la teua vida: les cinc fases per dominar el fluxe de treball

1. Capturar
  • Reunir el 100% dels incomplets

  • Les ferramentes de captura

    • Safata física
    • Fulles en blanc i llibreta
    • Gravacions de veu i digitals
    • Correu electrònic i text
    • Integració tecnològica
  • Factors que determinen l’èxit en la captura
  • Treu-te-ho to del cap
  • Tin el menor nombre de llocs de captura
  • Buida les ferramentes de captura amb regularetat
2. Clarificar
  • Què és això?
  • És accionable?
  • Quina és l’acció següent?
3. Organitzar
  • Projectes

  • Categories de les següents accions

    • Calendari

      • Accions a realitzar en un horari determinat
      • Accions a realitzar en un dia concret
      • Informació d’un determinat dia
      • No més llistes de tasques diàries en el calendari

    • Llistes d’accions següents

  • Assumptes no accionables o que no requereixen accions

    • Fem
    • Incubació
    • Material de referència
    • Sistema de seguiment
4. Reflexionar
  • Què revisar i quan
  • Factor clau de l’èxit: la Revisió setmanal
5. Actuar

  • Tres models per decidir les accions

    • Model dels 4 Criteris per a dedicir les Accions en el moment

      • Context
      • Temps disponible
      • Energia disponible
      • Prioritat

    • Model Tridimensional per a identificar el Treball

      • Fer treball predefinit
      • Fer treball segons sorgeix
      • Definir el teu treball

    • 6 Nivells per a Revisara el Treball

      • Pis: Accions actuals
      • Horitzont 1: Projectes Actuals
      • Horitzont 2: Àrees d’Enfoc i Responsabilitats
      • Horitzont 3: Metes
      • Horitzont 4: Visió
      • Horitzont 5: Propòsit i Principis

2. Practicant la productividat sense estrés

4. Posada en marxa: estableix el temps, l’espai i les ferramentes

La implementació, siga total u ocasional, té a veure molt amb els trucs
  • Posa-ho davant de la porta
Reservar temps
Preparar l’espai

  • Encara que treballes en una oficina, tot i això necessites un espai a casa

    • Espai de treball mòbil
    • No compartisques el teu espai
Feste amb les ferramentes que vages a necessitar

  • Ferramentes bàsiques de processament

    • Safates per a paper
    • Paper
    • Postits, clips, grapadora…
    • Etiquetadora
    • Carpetes arxivadores
    • Calendari
    • Paperera
    • Organitzador

  • El factor fonamental d’un sistema d’arxiu

    • Factors per a arxivar amb èxit

      • Tin a mà els teus arxius de referència general
      • Un únic sistema alfabetitzat
      • Fes fàcil la creació d’una nova carpeta
      • Assegura’t de tenir espai suficient per emmagatzemar
      • Etiqueta les carpetes arxivadores de forma automàtica
      • Depura els arxius una vegada a l’any al menys

    • L’arxivat com a factor d’èxit en sí

Una última cosa que preparar
  • Deixa netes les superfíciles de treball de qualsevol altre compromís mentre dure la sessió

5. Capturant

Duració: 1-6 hores
Recopil·lació física

  • El que es queda on està

    • Suministres
    • Material de referència
    • Decoració
    • Equip
  • Comença pel teu escriptori

  • Recopilació mental: el ‘barrido’ mental

    • Llistes de verificació

      • Detonadors incomplets

        • Professionals
        • Personals

      • L’inventari de les entrades

6. Clarificant

Directrius per a processar

  • Primer el que estiga dalt del tot

    • La cerca de l’emergència no és processar
    • Processar primer l’ultima cosa (pila) o processar la primera en entrar (cua)
  • Un element cada vegada
  • Res torna a posar-se en Entrades
Quina és la següent acció?

  • Si no n’hi ha cap

    • Fem
    • Incubar
    • Material de referència
  • Cada acció següent ha de ser, sense excuses la següent cosa física que cal fer

  • Una vegada decidida…

    • Fer-la
    • Delegar-la
    • Diferir-la
  • Coses que queden pendents per fer
Identificar els projectes que tens

7. Organitzant

Fonament
  • Tenir en funcionament un sistema d’organització i sense fisures et confereix un gran poder, perquè permet que la teua ment s’allibere dels pesaments d’escàs valor i que centre l’atenció intuitiva sense que la distraguen els problemes que no han estat tractats de manera adient.
Definició
  • Estar organitzat significa que el lloc que ocupen les coses quadre amb el que signifiquen er a tu.
Categories essencials

  • Coses que cal fer un seguiment

    • Llista de projectes
    • Material de recolzament
    • Calendari d’accionse informació
    • Llista d’Accions següents
    • Llista En Espera
    • Material de referència
    • Llista Algun dia / Potser

  • La importància d’uns límits ben definits

    • Cal aclarir les coses, dotar-les de significat

  • L’únic que necessites són llistes i carpetes

    • Quan sàpigues què va a cada llista les coses es faran molt més fàcils, a partir d’ahí, sols cal tenir una manera de gestionar-les

    • Una llista pot adoptar 3 apariències

      • Una carpeta d’arxivador amb distintes fulles, una per cada element de la categoria
      • Una llista en un full amb un títol
      • Un inventari d’assumbtes en un programa informàtic o un dispositiu mòbil
Organizació dels recordatoris d’accions

  • Accions que han de constar al teu calendari

    • Sols han de constar les accions exactes

  • Organitzar el que cal fer el més prompte possible per context

    • Contextos

      • Smart Phone
      • Ordinador
      • Recats
      • Casa
      • Agendes
      • Llegir / Revisar
  • Organitzar Llista En Espera

  • Utilitzar l’element original com a propi recordatori de l’acció

    • Gestió del fluxe de treball basat en paper

    • Gestió del fluxe de treball basat en elcorreu electrònic

      • El perill de disperasar els recordatoris

  • Organitzar els recordatoris dels projects

    • La llista de projects

      • El valor d’una llista de projectes completa

        • Caldrà revisar-la i mantenir-la actualitzada

        • Raons

          • Essencial per al control i l’atenció
          • Alivia les tensions sutils
          • Base de la Revisió setmanal
          • Facilita la gestió de les relacions

      • On buscar els projectes que segueixen sense ser descoberts

        • Activitats en curs
        • Interessos i compromisos de mires més elevades
        • Problemes, assumptes i oportunitats actuals

      • Subdividir projectes

        • Personals / Professionals
        • Delegats
        • Tipus específics de projectes

    • Materials de recolzament als projectes

      • No utilitzes material de recolzament com recordatori

      • Organitzar idees específiques d’un projecte

        • Correu electrònic
        • Arxius de paper
        • Fulles d’agenda

  • Organitzar les dades que no requerisquen acció

    • Materials de referència

      • Varietat dels sistemes de referència

        • Arxius de referència general
        • Arxius de grans grups
        • Organitzadors de contactes
        • Biblioteques i arxius: nivells personalitzats
    • Algun dia / Potser
    • Perill dels arxius i montonts ‘guardar i revisar’

    • Utilitzar un calendari per a futures opcions

      • Un dels tres usos del calendari és el de proporcionar informació sobre un dia concret

        • Cal considerar

          • Detonants per activiar projectes

            • Activitats especials
            • Activitats habituals
            • Dates claus
          • Activitats en les quals potser vullgues participar
          • Catalitzadors de dcisions

    • L’arxiu de seguiment

      • Versió tridimensional del calendari
      • 12 months + 31days = 43 folders

    • Llistes de verificació

      • Coses a les quals vols prestar atenció
      • Identificar accions i projectes inherents

      • Esquema de les claus de treball i responsabilitat

        • Quan més nova siga la situació, més control es necessita
      • Llistes de verificació de tots els nivells

8. Refexionant

Què cal tenir en compte i quan

  • Temps de dedicació a la revisió del sistema

    • Tot el necessari per tal de sentir-se a gust
  • Primer mira el teu calendari
  • Després la llista d’accions
  • La revisió correcta en el context correcte
Actualitzar el sistema

  • La eficàcia de la Revisió Setmanal

    • Consisteix en

      • Recòrrer els passos de la gestió del fluxe de treball: capturar, clarificar, organitzar, revisar

    • 3 passos necessaris

      • Aclarir

        • Reuneix els papers i materials solts
        • Porta les entrades a zero
        • Buida la teua safata

      • Actualitzar

        • Revisa les llistes d’Accions Següents
        • Revisa les dades del teu calendari
        • Revisa el proper calendari
        • Revisa en En Espera
        • Revisa les Llistes de Projectes
        • Revisa qualsevol llista amb informació rellevant

      • Ser creatiu

        • Revisa la llista Algun Día / Potser
        • Sigues creatiu i valent

    • Moment i lloc de les revisions

      • Un parell d’hores al final de la setmana de treball
Revisions del ‘Panorama General’

9. Actuant

3 sistemes prioritaris en context de la decisió en les accions

  • Model dels 4 CRITERIS per a decidir les ACCIONS en el moment

    • Context
    • Temps
    • Energia
    • Prioritat

  • Model TRIDIMIENSIONAL per a AVALUAR el trebal diari

    • Realitzar el treball predeterminat
    • REalitzar el treball a mesura que sorgisca
    • Determinar el teu treball

  • Model dels 6 NIVELLS per a REVISAR el treball

    • Horitzó 5

      • Vida

    • Horitzó 4

      • Visions a llarg termini

    • Horitzó 3

      • Objectius en 1 ó 2 anys

    • Horitzó 2

      • Àrees d’enfoc i responsabilitats

    • Horitzó 1

      • Projectes en curs

    • Piso

      • Accions en curs

10. Controlar els projectes

Anteriorment
  • Aclarir el teu cap
  • Prendre decisions basades en la intució sobre el que cal fer i quan
Necessitat de planificació més informal

  • 5 fases de planificació de projectes

    1. Definir Propòsit i Principis
    2. Visualitzar el resultat
    3. Pluja d’Idees
    4. Organitzar
    5. Identificar Accions Següents
Quins projectes caldria que estigueres planificant

  • Projectes que requerixen accions següents sobre la planificació

    • Etapes de planificació típica

      1. Pluja d’idees
      2. Organitzar
      3. Convocar reuions
      4. Recopilar informació
Ferramentes i Estructures de Recolzament
  • Ferramentes per a pensar

  • Instruments d’escriptura

    • Paper i llibretes
    • Pissarres de paper i pissarres
    • Pensar amb els teues ferramentes digitals
  • Estructures de recolzament
  • Soporte papel frente a soporte digital
  • Ferramentes informàtiques

3. El poder dels principis fonamentals

1. El poder de l’hàbit de capturar

Idea
  • Proporcionar un mètode sistemàtiq per a mantenir la teua ment lliure de distraccions, el que garantitza un elevat nivell d’eficiència i eficàcia en el treball.
  • Quan captures, processes i organitzes la informació de manera perfecta diàlegs i acords les persones amb les quals treballes comencen a confiar en tu.
Benefici personal

  • L’origen dels sentiments negatius

    • Es generen fruit d’incomplir els acords amb tu mateix

    • Per evitar-ho

      • No arribes a un acord
      • Compleix l’acord
      • Renegocia’l
  • Divergència radical amb la gestió del temps tradicional

  • Quant és necessari capturar?

    • Tot el que siga necessari, així s’entra en zona
Quan les relacions i les organitzacions tenen l’hàbit de capturar
  • No et preocuparà si la gent està fent el seu treball

2. El poder de la decisió sobre l’acció següent

Idea
  • Centrar l’atenció en assumptes i oportunitats de major envergadura
Origen de la tècnica

  • Dean Acheson

    • Impacte immediat i profund
Generar l’acció d’actuar
  • Definir en què consisteix la propera acció en el nivell més elemental i organitzar els recordatoris en els que podem confiar
Per què les persones brillants són les que més porterguen les decisions?
  • El sistema nerviós no distingueix entre idea ben concebida i la realitat
  • Reflexa mentalitat fixa

  • Solució

    • Reduir el nivell d’exigència intel·lectual en resoldre quina serà l’acció següent
El valor de la norma de decidir la següent acció
  • Claredat
  • Responsabilitat
  • Productivitat
  • Reforçament

3. El poder d’enfocar-se en els resultats

Enfoc i la via ràpida

  • Un canvi de metodologia

    • Anar de forma més lenta
    • Eixir de la rutina imporductiva
    • Ocupar-se de sí mateixa

  • Resultats

    • Augment de la consciència
    • Augment de la concentració
    • Es fa més apte per a produir canvis i aconseguir resultats
La importància del pensament aplicat als resulats

  • Steven Snyder. En la vida sols hi ha dos problemes

    • Que sàpigues el que vols i no sàpigues com aconseguir-ho
    • Que no sàpigues el que vols
La màgia de dominar el que és quotidià
Gestió de resultats a múltiples nivells
El poder de la planificació natural
Canviar la cultura d’organització positiva

4. GTD i la ciència cognitiva

Psicologia positiva
  • Martin Seligman
Coneixement distribuit: el valor d’una ment externa
  • Daniel Levitin. The Organized Mind
Alleugerament de la càrrega cognitiva de les coses incompletes
  • Roy Baumeister. Willpower
Teoria del fluxe
  • Csikszentmihalyi i Lefevre. Entrar en zona. Ment com l’aigua
Teoria del lideratge personal

  • Neck i Manz

    • Estratègines centrades en la conducta.
      • Augmentar la consciència d’un mateix
    • Estratègies naturals de recompensa
    • Estratègies de patrons de pensament constructu
Persecució dels obectius a través de les aplicacions de les intencions

  • Gollwitzer i Oettinguen

    • Crear relació causal en la ment quan han de portar-se a terme determinades accins relevants per a l’objecte
Capital psicològic

  • La pròpia eficàcia

    • Confiança per assumir i dedicar l’eforç necessari a realitzar per a l’èxit de les tasques difícils

  • L’optimisme

    • Reconeixements positius

  • L’esperança

    • Perseverar en la consequció dels objectius

  • La resiliència

    • Tornar a la condició original després d’enfrontar-se a l’adversitat i als problemes

5. El camí cap al domini de GTD

Tres nivells de domini
  • Emprar regles bàsiques
  • Gestió vital
  • Expansió
Domini dels principis
  • És fàcil desviar-se
  • És fàcil tornar al camí
La pressió produeix major utilització, no menor, d’aquestes pràctiques