62 Fes que funcione

L’art dels avanços és preservar l’ordre en mig del canvi. – Alfred North Whitehead.

Gran part del que els més exigents anomenen despectivament complexitat del món real no és més que la inconsistència de les seues ments. – Thomas Sowell.

Per a portar a terme una vida eficaç és necessari que podam fer que les coses succeïsquen i que formem part del nostre món, per a que aquest ens aporte les experiències i els resutats que busquem.

Prendre les decisions correctes i assegurar-nos de que s’executen sempre ha estat l’element clau del nostre èxit.

Es tracta d’interioritzar una sèrie de respostes i conductes que sempre donaran resultats exitosos quan s’apliquen a qualsevol aspecte de la vida o del treball que podria funcionar millor.

Necessites sentir que tens un control sobre les coses i que les dirigeixes de forma apropiada.

Com saben els atletes olímpics des de fa temps, imaginar un resultat de qualsevol esforç abans d’emprendre-ho millora la percepció i el rendiment.

2. El fenòmen GTD

Quan les persones diuen que volen organitzar-se, el que volen dir és que necessiten controlar el seu entorn, tant físic com psicològic.

Bon disseny = eliminació de lastres

GTD* es basa en principis simples fàcils d’implementar.

Tenim una necessitat desesperada d’aprendre a gestionar-nos, no d’obtenir informació, sinó més bé d’entendre què és el que signifiquen les coses i com es relacionen unes en altres.

No hi ha res de nou, excepte que tot és nou més sovint.

El canvi sempre produeix algun tipus d’estrés, ja que el nostre món està dissenyat per a conservar un estancament. Quan alguna cosa nova succeix li ha d’ésser integrat en el nostre sistema i en el conjunt de dades ja existents, algun element li ha de deixar pas per a fer-li lloc.

Es necessita cal·librar de nou les relacions i la imatge que tenim de nosaltres mateixos, ja que transtornen les nostres estructures i pautes conegudes.

Potser en tres dies probablement hages rebut més inputs que hauran provocat canvis, creant projectes i modificant prioritats que els que els teus pares rebien en un mes, i alguns d’ells en un any. Tals transtorns succeïen amb tan poca freqüència el les seues èpoques que simplement toleraven l’estrés.

Tu, encanvi estàs en un constant estrés, ja que al conviure amb les noves tecnologies has permés que tot tipus d’elements apareguen en el teu correu electrònic.

Tenim sobrecàrrega de significats potencials en lloc d’informació.

La major part de mètodes d’autoajuda han abordat dos assumptes que són fantasmes quasi inacceptables:

Organització del temps.
Organització de la informació.

Cap dels dos és la causa de l’estrés.

No pots controlar el temps, el temps està ahí. El que pots fer és organitzar el teu enfoc i les teues accions.

El temps és el que crea la consciència de que existeixen limitacions, la qual cosa fa aparèixer el teu vertader problema, que té a veure amb a on i quan distribueixes els teus recursos.

Quan t’autogestiones de manera completa i òptima, el temps desapareix. Simplement estàs ocupat, no perceps cap conflicte o desequilibri en les teues experiències.

L’assumpte clau és la sobrecàrrega de significats.

El teu èxit a l’hora de controlar l’estrés resideix en la teua capacitat per a aplicar tècniques de pensament efectives a cada ítem i desenvolupar un mètode per a moure els continguts a les categories apropiades. Això és el que GTD ensenya.

Organitzar-se amb eficàcia no és innat, sinó que és un procés que s’aprén.

El món espera que la gent tinga la capacitat d’organitzar-se amb eficàcia.

La inspiració i la innovació són crucials. Si una companyia o un individu no poden executar el plan, objectiu o la visió, les millors idees i estratègies poden resultar inútils.

Sintonitzem amb el nostre món a l’acceptar, aclarir, organitzar, reflexionar i compromentre’ns. GTD ho reconeix i fa que prengues consciència d’això i ho pugues controlar de manera més dinàmica.

L’única manera correcta d’organitzar-se amb eficàcia és realitzar les coses verdaderament importants fent servir el menor temps i energia possibles.

Tres models:

Arribar a dominar el fluxe de treball
- Recopil·lar
- Processar
- Organitzar
- Revisar
- Fer
Planificar de forma natural
- Propòsit i Principis
- Objectius
- Generalitzar pluja d’idees
- Organitzar
- Accions
Els horitzons d’enfoc
- Propòsit i principis
- Visió
- Objectius
- Àrees d’enfoc
- Projectes
- Accions

El secret del control no radica en estar convençut de fer el que és correcte sempre, sino en assegurar-te de que domines un procés que funciona, per a descobrir la millor elecció possible i compromentre’t amb ella.

Altre element necessari és la intel·ligència mental. Hem d’intentar comprendre, dirigir i millorar el nostre procés de pensament. No és que la gent no tinga la capacitat de pensar; senzillament és que no ho fa, o no pensa tan eficaçment com podria, perque les seues tuberies mentals estan atascades.

El pensament és el que apareix quan l’intel·lecte s’uneix la intenció. Use la meua ment, a més d’altres recursos intuitius, per a distingir i decidir en relació a alguna cosa.

Tenir la ment com l’aigua descriu un estat de claredat i transàrència. Concepte tret del kàrate. Igual que l’aigua es tracta de respondre sempre de manera perfecta i ordenada, sense importar amb el que s’estiga interactuant, sense estrés, sense tensió i sense massa energia.

Quan ens alliberem de les distraccions assolim una major capacitat per actuar en el món amb l’energia, la reacció i la inversió adequades.

La flexibilitat i l’enfoc són els recursos del poder, qualsevol cosa que puga reduïr-los dificultarà la nostra productivitat.

Poder = Concentració

Si no et pots concentrar, és impossible que maximitzes la teua efectivitat en qualsevol activitat.

Concentració = Eliminació de distraccions

Distraccions = Compromisos mal administrats

Les distraccions verdaderament perjudicials tenen lloc quan alguna cosa capta la teua atenció, en general, una cosa en la qual preferiries no pensar en eixe moment. En realitat, la teua ment no sap que el contingut d’aquesta distracció encara no ha estat organitzat de forma adequada, i ho està intentat fer per tu. El teu processador central està fent hores extres amb un programa que tu li has demanat que utilitze.

La teua ment no pot gestionar bé els compromisos.

Quan la teua ment est dóna compte de que el treball no està organitzat no pot alliberar-se d’ell.

Fins que no tens un sistema millor, la ment no pot alliberar les coses.

Per alliberar la presió dels compromisos que ens hem fet i que hem trencat has de saber que:

Has captat, aclarit i organitzat tots els compromisos, ent els horitzons, i…
… t’implicaràs en ells tantes vegads com necessites.

Quasi ningú se n’adona que no necessites entendre, resoldre o planificar completament les coses per a llevar-te-les del cap.

Acabar amb els teus pensaments significa decidir quina és la següent cosa física que hi ha que portar a terme per a fer-nos avançar.

La perspectiva és el teu recurs més valuós.

3. Fes que funcione: El Procés

Durant molt de temps vaig tenir la sensació de que la meua vida estava apunt de començar… Però sempre em trobava amb algun obstacle en el camí, coses pendents de resoldre, asumptes sense acabar, compromisos, deuetes que pagar… Llavors la vida començaria. Per fi em vaig adonar de que aquells obstacles eren la meua vida. Alfred Souza.

El caos no és el vedader problema; el temps en que es tarda en trobar la ferramenta és el verdader joc. Doc. Childre. Bruce Crier.

Passar d’estar desconnectat a estar connectat, a aconseguir claredat i avançar és un procés voluntari i conscient.

Hi ha dues coses que es necessiten per assolir una implicació positiva i productiva amb els compromisos als quals ens enfrontem per assolir resultats:

Organització
Enfoc

La necessitat d’organitzar-se és en realitat mantenir el control.

Establir prioritats és en realitat aclarir els nostres objectius.

Sovient aquest models sols s’ocupen d’una part de la solució: ofereixen obtenir el control o assolir la perspectiva, però no les dues.

El mètode que proposa Fes que Funcione té 5 coses sota control i 6 horitzonts que han d’ésser explorats i avaluats, per reunir les prioritats d’un mode més eficaç. En cas d’ometre algun d’ells no s’arriba a la cimera.

Mapa de Ruta per a la Vida i el Treball:

Sé on estic
Sé on vull anar
Sé com vull anar des d’on estic fins on vull arribar
No he trobat cap canvi ni imprevist en la ruta
Sóc conscient de les posibles opcions interessants, atractives i creatives de la meua ruta

La pèrdua del control i de la perspectiva és el preu que cal pagar per ser creatiu i productiu.

El truc no consisteix en impedir que això succeïsca, sinó la forma d’acurtar el temps que romans en una situació inestable.

Necessites un mapa.

Definició de treball: Tot el que vullgues fer, que encara no has fet. David Allen.

Definició de treball: Creació i manteniment d’un entorn adequat i clar en el qual prendre eixes decisions difícils. Peter Drucker.

Peter Drucker diu que tots els que s’aventuren en el treball del coneixement, els més difícil és definir què és treball.

Si asumeixes que el treball és que has de pensar, o al menys enfocar d’un mode intuïtiu par a saber què fer, llavors la definició del teu treball és tan vàlida per als pares com per als editors o els pintors.

Fes que funcione tracta sobre el treball que has de fer per a saber quin treball has de fer quan el treball que has de fer no et diu quin treball has de fer.

El treball que realment has de fer no és evident per sí mateix: sols tu pots descobrir-lo.

Quan estàs connectat el temps desapareix, simplement estàs centrat en el que estàs fent, en la teua psique no hi ha distinció entre treball i vida personal.

El concepte equilibri és irrellevant.

En general sols te’n recordaràs de l’equilibri quan no el tingues.

Quan estàs en estat productiu, no calcules bé quan de temps estàs sent personal i quan de temps estàs sent professional. Senzillament ho estàs fent, potser penses en el que vindrà després.

La clau és assolir l’equilibri, sense tractar de fer malabars entre vida i treball.

La qüestió bàsica és com eliminar les distraccions i centrar-se en el que se està fent.

4. Els fonaments de l’autogestió

Si et fa falta força per a prendre el control de la teua vida, llavors els déus correspondran a la teua debilitat amb un o dos somriures a la teua costa. Si no vas a fer servir el teu propi vaixell, no et sorprengues del poc adequat que és el port on estàs amarrat. Tom Robbins.

Els dos ingredients per a fer que tot funcione són:

Control
Perspectiva

Si pots mantenir el nivell suficient de cadadascú d’aquests dos factors en tu mateix, llavors probablement et donaràs compte que no queda molt de marge de millora. El teu món estarà en ordre i tu estaràs centrat exactament en el que és correcte. Sols quan uno o els dos ingredients disminueixen algo va malament, i es necessita una correcció.

1. Víctima. Síndrome: El que respon

Poc control.
Poca perspectiva.
Expressió negativa.
Controlat per forces externes.
T’estàs ocupant del que acaba d’arribar, del més cridaner.
Estàs fent una exploració d’emergència.
Estàs intentant garantitzar que no t’afones.
Sembla difícil fer qualsevol progrés.
La disminució del control i la perspectiva pot donar una espècie d’adormilament, de pura protecció emocional.

El costat positiu

Estar fora de control, no tenir enfoc no és absolutament negatiu.
Potser quan perseguim un objectiu exagerat.
Gran part de la energia de propulsió d’un coet s’utilitza per corregir el rumb.
Solució: recalibrar.

2. Microgestor. Síndrome: Implementador

S’opera amb un factor d’alt control però baixa perspectiva.
Es posa èmfasi excessiu en l’estructura, el procés i els elements del sistema.

El costat positiu

La clau aquí és mantenir la capacitat per a desconnectar-te i/o modificar la forma o estructura que et guia, tan prompte com hages complit amb el seu propòsit.

3. Creador boig. Síndrome: Visionari

Alt component de perspectiva, però factor baix de control.
Massa idees en proporció a la quantitat de fets que han de portar a terme.
Asumeixen molts compromisos en relació als recursos disponibles.
Fan que tots es menegen al seu voltant per mandaments fets a l’altzar i sense control.
Els seus sistemes i comportaments no funcionen per a capturar i contenir tota la seua producció creativa.
Incapacitat per mantenir l’enfoc, dèficit d’atenció.
Prometre molt a molta gent.
Fer-te càrrec de massa coses.

4. Comandant en cap

Combinació de perspectiva i estructura, amb energia i enfoc conduits per preferències internes en lloc de per una font externa.
Condueixen el vaixell a través de l’oleatge, el vent i la marea amb un lleuger toc de timó i la vista posada en l’horitzó.
Has decidit el rumb i estàs disposat a fer les mínimes correccions i sols quan siga necessari.
No es té la sensació d’estar desbordat, no distingueixes entre el que és personals i el que és professional, no hi ha conflicte en quan a l’equilibri entre el treball i la vida.
El secret no radica tant el el que fas, sino en la forma que et compromets amb el que fas.
La millor manera de compromete’s és aprendre a caminar per la delicada línea que hi ha entre la funció i la forma, la visió i l’execució, les exigències i l’estructura.
En establir un equilibri entre control i pespectiva tot millora.

Pel costat negatiu

L’alivi i l’alegria de mantenir la teua situació actual sota el control i la perspectiva adequats poden fer-te creure que no necessites pensar en el futur.

La matriu és relativa, situacional i flueix

El primer pas per a millorar el que està passant és acceptar el que està passant. Si intentes resistir o et negues a reconèixer la realitat actual, mai portaràs el control.

Caldràs prendre consciència del quadrant on estàs i prendre diferents estratègies, en funció de la situació en la qual et trobes i de la teua relació amb ella.

Per a assolir-ho, potser hauràs de centrar-te en els diferents components dels models prescriptius:

El que respon
Visionari
Implementador
Comandant en cap

Prestar atenció al que crida la teua atenció

Per a utitilitzar d’un mode més efectiue ls fonaments de l’autogestió, és necessari tenir un punt de referència per on comenzar.

Tens coses en la ment, perquè constantment prestes atenció a elles, perquè han capturat la teua atenció. En aquest cas, el teu pensament és arrastrat cap a una cosa que necessita el teu compromís. El més provable és que siga alguna cosa que necessita un major control o perspectiva per alliberar la seua presió de la teua psique.

Moltes coses importants per a tu no estan en la teua men perquè no tenen que estar ahí: estan sota contror de velocitat de creuer. Llavors, què revela això sobre els assumptes què s’estan apoderant de l’atenció? Hi ha algun d’ells que no ha estat captata, classificat, decidit o manipulat suficient. Aquest inventari d’elements que estan en la teua ment encara han de ser gestionats adequadament és el quid de la qüestió per guanyar el joc.

Identificar què està en la teua ment és la pràctica principal de les cinc etapes per a assolir el control.

En cas de que no prestes atenció al que et crida l’atenció, serà necessari que després li prestes més atenció al que la mereix. En cas contrari saturaràs la ment.

Una vegada saturada no es diferencia el que és important.

Llavors, tot el que no siga realment important ha de desaparèixer.

Has de començar amb allò que t’ocupe major espai en la teua ment.

Si no t’ocupes d’això, solen ser coses quotidianes menors, eficaçment no podràs reconèixer les coses que més importants i disminuirà la teua capacitat per centrar-te en elles amb claredat.

5. Obtenir el control: Capturar

Capturar és la primera de les fases per obtenir el control.

El principi fonamental és la identificació del que ara és veritat: la informació que pot ser rellevant en el context en el què estàs concentrat.

Consisteix en aillar de manera consciente i objectiva el que crida l’atenció a unapersona o a un grup. No es tracta de en què centres l’atenció, això ve després, sino de reconèixer què els el què t’està cridant la teua atenció.

Si està en la teua ment, escriu-lo, regístra’l de la manera més concreta possible.

5.1. Mind sweep

El “barrido mental”. Es tracta d’identificar el que, en la vida o en el treball, creus que tindria que ser diferent o que hauries de tenir en consideració en un lloc delimitat. La safata d’assumptes pendents és perfecta per això.

Es tracta de capturar les coses que cal fer per processar-les, per decidir què fer posteriorment.

En un procés de coaching es faciliten unes llistes de control per tal d’abordar a poc a poc, tots els nivells de consciència de la ment. Apèndix I.

Checklist de àmbit professional

Projectes
Compromisos
Comunicacions
Redactar/Enviar
Reunions
Leer/Revisar
Finances
Planificar/Organitzar
Desenvolupament de la organització
Administració
Equip
Sistemes
Ventes
Marqueting/Promoció
Esperar
Desenvolupament professional
Armari profesional

Checklist de ámbito personal

Projectes
Compromisos
Comunicacions
Propers acontecimients
Familia
Administració
Oci
Finances
Legal
Esperar
Llar
Salut
Desenvolupament personal
Roba
Mascotes
Recats
Comunitat

Nivells d’enfocament:

Tres mil metres: projectes
Sis mil metres: àreas d’enfoc i responsabilitats
Nou mil metres: metes i objectius
Dotze mil metres: visió
Quinze mil metres: propòsits i principis

No és necessari dominar-ho tot completament per obtenir el control sobre això. La clau és saber quin és el següent pas que hi ha que donar per avançar cap aquesta claredat, Identificar el tema o el contingut de la distracció e introduir-lo en el sistema sovint és la millor manera de començar a fer-se càrrec d’ell.

Per saber què s’ha de fer amb una cosa cal primer identificar-la i capturar-la.

Tècniques de captura:

Diari
Pluja d’idees
Fer neteja
Capturar en grup
Aconseguir l’hàbit de capturar
Arma contra les interrupcions
El valor dels marcadors
Bones pràctiques per capturar

Arma contra les interrupcions

Me n’he adonat de que un dels principal motius pels que les persones es senten tan molestes al ser interrompides és que manquen de bones habilitats i ferramentes de captura.

La majoria de persones no té suficient confiança en la seua capacitat per a capturar aquest tipus d’inputs en l’embut del seu fluxe de treball, per aclarir-los i organitzar-los d’una manera oportuna, es troben corrent a contrarellotge quan en realitat podrien ocupar-se d’ells més avant.

El valor dels marcadors

Prendre notes mentre es fa altres coses és bona idea per tal de portar un seguiment posterior si s’escau. En cas contrari podem despreciar la nota.

Bones pràctiques per capturar

Ferramentes: estableix les ferramentes per a capturar
Capturar en totes les parts: cal tenir a mà les ferramentes de captura
Pissarres + càmera de fotos
Factors per a capturar:
- No existeixen les males idees. Cal reconèixer el que no tenim sota el nostre control.
- Sobrecaptura per entrar en un nivell més profund, més conscient.
- Autoritza la teua psique per tal que es puga expressar lliurement.
- La generació d’idees no és el mateix que la presa de decisions sobre les metes i plans, això resulta fonamental per arribar a mantenir el control. Cal separar pensar de fer, Kahneman.
- Capturar com a factor d’èxit: escriure les coses en un paper pot facilitar el reconeixement d’aspectes clau que no hi havies caigut.

Pensar al voltant de les teues coses no en les teues coses

La ment està feta per generar idees, no per a magatzemar-les.

El fet de dividir la tasca en xicotets passos fa que s’active, automàticament un compromís positiu.

6. Obtenir el control: Aclarir

En aquesta estapa tens l’oportunitat de centrar-te en el que et crida l’atenció, per la qual cosa deixaràs de gastar energia de forma inadequada.

El pensament ha de decidir què fer amb alguna cosas quan no és obvi o evident.

Cal decidir el significat relatiu que se li dona a cada idea.

Claus per processar:

Primer capturar, més tard, processar, no fer-ho al mateix temps.
Processar la safata d’entrada, deixar-la buida.
No passar a organitzar sense identificar exactamente le que necessita ser organitzat.
Decidir si el la tasca és processable o no.

Finalment cal preguntar-se:

Quin és el resultat desitjat?
Què em compromet a fer o a acabar?
Quina és la següent acció?
Què és el següent que necessite fer per avançar cap a eixa meta?

El secret de la fase d’aclarir es:

Preguntar-se per la situació: Què estem intentat fer ací?
Saber: Quina és la pròxima acció?

Descriure amb major precició els projectes reals que gestiones ofereix un enfoc diferent molt més efectiu per assolir l’èxit.

Conèixer la línia de meta, eixe coneixement proporciona de forma molt més clara la quantitat d’energia i de recursos per a guanyar.

Quan el resultat final és difús, resulta difícil maniobrar per a que el vent empente les veles.

Aprendre a capturar i enfrontar-nos amb els xicotets dimonis que suposa l’enfoc en sí mateix, en distintos nivells és clau per a fer que tot funcione.

Cap dels projectes algun dia inclouen compromís algú per avançar. Els altres projectes sí que inclouen accions específiques. Els projectes algun dia pertanyen al món de la fantasia.

En el moment que es fan conscients la quantitat de projectes que cal fer apareix el sentiment de derrota. El treball ens supera emocionalment. La resposta sol ser permetre que eixes llistes aletarguen, per a aixó, evitar mirar conscientment i de manera objectiva el seu contingut i no haver de mantenir-lo actualitzat. La ment extendida s’ha retirat al seu anterior estat: sol la impulsa el més evident i el més recent.

Mentre més entrenat estigues per a integrar eixe procés de clarificació de significats en la teua vida i en el teu treball per a que rutinàriament et porte a relacionar els inputs més difícils als quals t’enfrontes, més mantindràs el teu espai en l’extrem guanyador de l’equació.

Capturar i aclarir el que et crida l’atenció és un pas fonamental per a aconseguir tenir les coses sota control.

7. Obtenir el control: Organitzar

Hui necessitem una ment extendida que puga aliviar la presió de la nostra psique i l’allibere per a realitzar un treball més valuós. Per a aconseguir aquesta expansió es requereix la comprensió, la composició i la utilització de la màxima estructura organitzativa que el nostre cervell siga capaç d’aconseguir.

Un error clau consisteix en pensar que organitzar-se és sol un acte.

Quan fer front a l’experiència de falta de control es condensa en organitzar-se com a única pràctica, es perd el nord i és probable que es produïsca estrés, inclús més que el que es pretenia aliviar. Si esperes saber què fer amb alguna cosa abans de decidir-te a capturar-lo, tot el joc se te resistirà. Si suposes que arreglaràs les coses abans d’haber determinat el seu significat específic, estàs anant en contra de com funciona el cervell. Si tens que establir prioritats i prendre decisions i no tens els context de tot el que crida la teua atenció, estàs en un terreny resbaladís.

Ser organitzat significa que les coses s’ordenen en funció del significat que tenen per a u mateix.

És important ací identificar el concepte de significat amb el d’ubicació. Això va a generar un canvi progressiu en l’ordre del món.

El que es converteix en una cosa més complicada és que el significat de les coses va canviant amb el temps. No importa com sigues d’organitzat, sempre existirà una porció del teu univers que no esté sincronitzada amb les realitats canviants.

No és possible ser massa organitzat, però potser que hagem creat sistemes massa complexes, llavors això també és manca d’organització.

La definció d’organització també s’aplica a projectes, aconteciments o activitats, encara que, en aquests casos, la ubicació adequada potser més conceptual i contextual que física. Si estàs intentant organitzar una reunió, tots els temes potencialment relevants i tots els detalls logístics es deurien capturar i processar en primer lloc. Basant-te en el resultat perfectament definit i en les accions necessaries, els components de l’ordre del dia, els passos seqüencials i les prioritats relatives es deurien d’ordenar i col·locar en els llocs adequats del plan, així com ser encarregats a les persones concretes.

El significat precedeix a l’organització.

Si intentes organitzar-te abans d’haver definit suficientment el significat, et sentiràs frustrat en l’esforç.

Els processos i ferramentes d’organització no han de ser massa complicats o no els utilitzaràs. Però han de ser el suficienment complexes per a permetre’t un inventari total i per a oferir-te la possibilitatd e veure determinades seccions de manera adient.

Categories organitzatives. Mapa de carreteres

Resultats
- Propòsit/Principis
- Visió
- Metes i Objectius
- Centres d’atenció
- Projectes
- Esperar per altres
Accions
- Calendari
  - Dia i hora d’accions específiques
  - Dia i hora d’informació específica
- Tan promte com siga possible, segons context
  - Cridades
  - Ordinador
  - Oficina
  - Casa
  - En qualsevol lloc
  - Recats
  - Agendes
    - Un a un
    - Reunions
  - Llegir/revisar
- Esperar als demés
Incubar
- Algun dia
- Inicis diferits, agendats
Recolzament
- Plan
- Materials colaterals del projecte/clients
Referència
- General
- Especialitzada
Fem

Cal adonar-se que aquesta classificació ha estat construida després d’analitzar molts casos d’èxit. Canviar-la no borra el contingut, el qual segueix estant present. D’aquesta manera, caldrà sempre tenir en compte aquests continguts.

8. Obtenir el control: Reflexió

Un sistema inusual no és un sistema

Es necessari reflexionar-lo i comprometre’s amb ell. De res val tenir una llista de nombres de telèfon si mai els vas a marcar.

La doble funció de la reflexió

Actualitzar el contingut
Dotar-lo d’una perspectiva de confiança

Per a mantenir el control hauràs de revisar les dades del teu sistema i renovar-los quan siga necessari per a que s’adapten a la realitat de cada moment.

Actualitzar assumptes

Com que els projectes són susceptibles al canvi de significat al llarg del temps, el teu sistema també ha de tenir-lo en compte.

Si els projectes canvien de significat caldrà ajustar les teues accions a aquests canvis i prioritzar les accions pertinents de forma coherent a aquests canvis. En cas contrari el sistema es sobrecarrega.

Perspectiva des de la reflexió

A més d’actualitzar el teu llistat d’obligacions, l’altre benefici igualment essencial de la reflexió és l’ampliació de perspectives.

Si et sents confús per les novetats respecte a un assumpte i tens la sensació de que t’abrumaran, es convenient parar, prendre un respir i tractar d’analitzar la situació amb perspectiva.

Hi ha moments en que si no et pares i medites des d’un punt de vista més ampli, seguiràs lluny d’obtenir el control.

Definirem 6 horitzonts. La seua revisió serà més diferida en el temps segons estiguen més lluny.

Sols et pots sentir bé respecte a alguna cosa que no estàs fent quant eres conscient de què és el que no estàs fent.

No hi ha manera de saber amb certesa el que no estàs fent sense una negociació ferma amb tu mateixa.

La interacció entre l’ús que fas del teu sistema per a desemmaranyar les teus idees i l’ús per a coordinar-lo dona una aliança interessant.

No hi ha ment humana capaç d’enregistrar objectivamente els projectes i recordatoris més eficaçment que una simple anotació en un full, així com no existe sistema millor que el teu cervell per a relacionar el que està en aquests apunts amb múltiples associons.

Full de paper: per a enregistrar
Cervell: per a relacionar idees

Si no anotes les idees la teua ment seguirà esperant-les.

La teua ment ha d’estar acostumada a pensar en el teu personal no sobre ell.

Si apuntem, per exemple, cridar a Pep, però no realitzem la revisió setmanal, no recordarem per a què cal cridar-lo. Aquest tipus d’associacions es fan en la revisió. Per això, les revisions constants poden assegurar una perspectiva integradora.

Les revisions incompletes de llistats desfasades creen més estrés del que poden eliminar.

Per a llevar les coses del cap abans deus acomodar-les dins d’ella. Si no revises les teues metes sovint començaran a ocupar un improductiu espai mental.

Si no estàs disposat a ver una valoració setmanal de tots els teus projectes, alguna part del teu cervell s’empenyarà en revisar-los continuament.

Si tens moltes cites, però no mires l’agenda, ho compensaràs intentant recordar-les.

Per a intentar vore’s sotmés a incessants cavil·lacions és necessari haver pensat primer en elles el suficient temps i confiar en que ho podràs tornar a fer quan arribe el moment.

Has de mantenir una reflexió rutinària sobre les teues perspectives, amb els intervals que siguen necessaris.

Aquests mètodes consisteixen en posar l’atenció adequada en el que t’interessa.

És fàcil caure’s del carro, però també és fàcil tornar a pujar.

La clau està en tenir un projecte solid i estructurat, a més d’algun sistema de revisió que et proporcione el mètode per a emplenar els espais en blanc que poden aparèixer de vegades.

9. Obtenir el control: Compromís

El concepte clau ací és que conservar el control, a la llarga, serà una manera d’optimitzar els teus recursos físics; en definitiva, quina acció portes a terme en aquest moment i en quina mesura et sents còmode amb ella.

Estàs fent el que has de fer en aquest moment? Si és així, en els moments crucials no sentiràs la presió del temps ni de la ment, no t’agobiaràs. No hauràs de preocupar-te per buscar un equilibri entre el teu treball i la teua vida; no hauràs d’establir una distinció entre si estàs treballant o vivint. Sols estaràs fent el que has de fer, sense cap distracció interna.

Seguir la metodologia GTD (captura, clarificació, organització i revisió) et donarà un punt de vista clar per tal que escullgues l’opció adequada entre totes les que hi ha disponibles. A més si es tenen en compte els sis horitzons d’enfoc, tindràs clares les opcions prioritàries.

No pots establir resultats, sino sols tenir-los en compte com a objectius que assolir, si portes a terme les conductes adequades. Les teues inversions, obligacions i implicacions respecte al món manterial sols es poden posar de manifest mitjançant accions.

El més important en aquest baròmetre no resideix en mesurar la quantitat de coses que fa la gent, sinó en la quantitat de compromís amb elles.

Els elements relevants en aquest estadio té dos aspectes:

Definir el que significa el compromís en tota la seua extensió.
Considerar els factors concrets, una vegada clarificat l’enfoc de l’acció en particular.

9.1. Quin és el següent pas?

La resposta tendeix un pont del que és visible al que és invisible, de la idea de realitat, de pla espiritual al pla físic.

Si el que escrius a la teua llista no és suficientment concreta per donar el següent pas, si persisteix una llacuna entre el contingut i la realitat, si no té un signifcat clar no podràs avançar.

Caldrà fer-te tres preguntes:

Què té sentit que puga ocòrrer?
Com s’està desenvolupant?
On està succeïnt?

Si no ets capaç de contestar a estes tres qüestions amb concreció, significarà que, encara et queda treball per fer. Caldrà tornar a la fase d’aclarir en el que has de posar la teua atenció.

Identificar la pròxima acció va unida a definir els resultats desitjats a l’hora d’establir la importància que tens en una situació donada.

Les accions venen determinades i filtrades pels resultats que busquem, i els resultats es consegueixen mitjançant accions.

Sovint és tan senzill com aclarir un prouecte quan el comences, contretant en accions tangibles. No fer-ho al revés.

Lluitar contra la resposta a “quin és el pas següent?” posa de manifest aspectes productius a escales més elevades, que, sovint, necessiten ser tinguts en compt i quasi sempre són la única forma de començar a identificar-los i enfrontar-se amb ells.

Jack Stuster, un antropòleg que va estudiar la conducta humana de persones sotmeses a altes condicions d’estrés i entorns d’aïllament. Havia estudiat i escriu un gran manual d’investigació al voltant dels factors humans que tendíen a la disminució del rendiment sota eixes condicions, per la qual cosa va analitzar el comportament d’astronautes en l’estació espacial i equips d’exploració a l’Antàrtida.

El manual d’instruccions que proposava es tractava d’una seqüència lògica: Si A fes 1, si B fes 2.

Va deduir que preveure les accions específiques que anaven a ser necessàries era d’un valor incalculable, ja que permetien confiar en el sistema ressultant que et guiaria quan tingueres l’energia, però no temps per a pensar.

El següent aspecte a tenir en compte és el concepte de següent pas.

Fer les tasques que pugues portar a terme en menys de 2 minuts.
Delegar en la mesura del que et siga possible.
Posposar aquelles tasques que cal dedicar més temps.

9.2. Factors de compromís

Estratègies
- Propòsit/Principis
- Visió
- Metes/Objectius
- Àrees d’enfocament i responsabilitat
- Projectes
- Accions
Factors de límit
- Context
- Temps disponible
- Recursos disponibles
Opcions d’adequació
- Predefinides
- Ad hoc
- Opcions definides

9.2.1. Estratègies

Conceptual i lògicament, la teua elecció respecte a quina acció portar a terme es deu vincular a les obligacions que hages identificat en els nivells superiors, a partir els quals s’estableixen les jerarquies.

Situació exemple: El correu que has de contestar primer és el que acomplisca en major mesura els teus propòsits personals i organitzatius i que a la vegada estiga lligat als teus valors principals.

Plantejar-se horitzons respecte a les prioritats és un mètode útil per a mantenir els conflictes sota control.

9.2.2. Factors de límit

Context. Estem limitats en l’elecció de què fer, simplement pel lloc en el qual et trobes. És el primer criteri que limita les teues opcions. Així és més senzill considerara les teues opcions en cada moment.
Temps disponible. Cal plantejar-se les coses que es poden fer en el temps del que disposem.
Energia. Estàs actuant diligent ment quan associes la tasca que tens entre mans al teu estat mental i físic.

Fer alguna cosa i trobarse inquiet és possiblement millor que no fer res i trobar-se culpable.

En la mesura en que tens, al menys la intenció de comprometre’t amb el teu món d’una manera profitosa, emprendre qualsevol acció en molts casos menejarà la teua energia en la direcció adequada.

9.2.3. Opcions d’actuació

A. Predefinides

El treball predefinit és la descripció precisa dels conitnguts de la teua llista d’accions, projectes, objectius, etc.

Si vols portar a terme les teues tasques hauràs d’haver meditat sobre els detalls més exhaustius.

B. Ad hoc

Les sorpreses, el treball inesperat suposa un gran repte. De com afrontem les sorpreses i de com et sentes en general respecte d’elles depen el teu accés a una visió completa del treball que tens en les teues mans, així com la teua habilitat per a evaluar la novetat front a llistat predeterminat. Si has d’anar a les fosques, la teua ment no es pot distraure en projectes indefinits ni en correus per processar. Si t’ha pillat desprevingut, necessites ple accés a les teues facultats, llibertats i facilitat per a canviar d’enfoc, del pla general al detall i a l’inrevés, per a moure’t amb destresa amb la situació actual.

Per aquesta raó, serà convenient llevar treball endarrerit. Hauries de tenir el menos nombre d’assumptes en el teu cap.

C. Opcions definides

Les accions que has de fer per aclarir la teua tasca: tramintar el contingut de la teua safata de coses pendents per assegurar que no has oblidat res important relacionat amb els teus assumptes pendents.

Això pot portar de 30 a 90 minuts al dia.

El mètode GTD està dissenyat per:

Fer que la definició de treball siga el més senzilla i completa possible.
Per a proporcionar una forma de mantenir el llistat resultat tan clar, accessible i detallat com siga possible.

Es tracta d’elegir la millor tasca d’entre totes les que he de fer.

Viure i treballar en modalitat d’emergència no funcionarà. Això passarà si el teu llistat és imprecís, incomplet i revisable. Si sempre tens dubtes del que has de fer despediràs molta energia emplenant forats i apagant focs quan es presenten.

9.3. El repte de les prioritats

Si renuncies a les teues prioritats perquè estàs evitant-les, si renuncies a conèixer les seues complexitats o simplement no saps quines són, estaràs destinat a perdre cert grau de control sobre la teua vida.

Considerant que puges tenir alguna intenció de progressar o expandir la teua experiència de forma distinta a com ho estàs fent ara, tindràs prioritats. Dependrà de tu en quina direcció i a quina velocitat actues.

A la llarga haurà de confiar tant en la teua intel·ligència com en la teua intuició. No séràs capaç d’integrar tota la informació conscient i després aplicar-la com una fòrmula matemàtica en els resultats en els quals confiar. Hi ha massa aspectes per processar a la teua ment.

9.3.1. El factor de l’èxit del moviment per se

Quan més confies en el colxó que t’ofereix el teu sistema més riscos estaràs disposat a córrer.

La clau està en el moviment. Si perds el control perquè has deixat de banda el sistema, cal tornar a fer les accions que ens portaran cap a ell.

Costa més canviar de direcció 180 graus que fer-ho partint d’una posició estàtica, però això no significa que hages d’implicar-te en una activitat frenètica. Hi haurà moments en els quals és necessari baixar el ritme.

10. Obtenir el control: Aplicació a la vida i al treball

Relat El Jardí de Grace.

Posar El Jardí de Grace sota control

Captura: Recull els elements de l’univers que es troba.
Clarificació: Classifica aquests elements, dota de significat. Pren decisions respecte al què ha de clarificar i els passos que ha de donar. Pren decisions sobre què és relevant i què no.
Organització: Incorporar actuacions. Llistat general de coses que cal fer per contextos.
Reflexió: Pensa, medita sobre tots els elements. Revisar. Observar progrés.
Compromís: Crea un full de ruta per a executar.

11. Obtenir la Perspectiva

Una vegada obtens el control cal saber cap a on anar, cap adquirir perspectiva.

Citem l’obra de Daniel Kahneman com a referència. Extret de Wikipedia:

La principal contribución de Kahneman a la ciencia económica consiste en el desarrollo, junto a Amos Tversky, de la denominada teoría de las perspectivas (prospect theory), según la cual los individuos toman decisiones, en entornos de incertidumbre, que se apartan de los principios básicos de la probabilidad. A este tipo de decisiones lo denominaron atajos heurísticos.

Una de las manifestaciones de los atajos heurísticos es la aversión a la pérdida. De este modo, un individuo prefiere no perder 100 dólares antes que ganar 100 dólares, lo cual supone una asimetría en la toma de decisiones.

La importancia de las investigaciones de Kahneman radican en su utilidad para modelar comportamientos no racionales, que se apartan de la concepción neoclásica del homo economicus y se aproximan a la teoría keynesiana y algunas teorías del ciclo económico.

Necessites Perspectiva per a obtenir el Control

La perspectiva fa que pugam mantenir el control.

Controlar-se amb horitzonts

És necessari dirigir separadament els horitzons d’enfoc amb procediments específics. Cal centrar-se en un sol horitzont cada vegada.

A mesura que anem avançant en l’anàlisi dels enfocs, a mesura que anem pujant en el nivell dels mateixos tendirem a posposar al màxim els assumptes que més t’afecten. No hi ha un refugi segur en aquest exercicis d’enfoc fins que els has realitzat.

Pujar o baixar en la jerarquia

No existex un camí correcte, el model és holístic.

Procurar establir metes perquè creus que has de fer-ho, sense abordar abans asumptes més importants i projectes que estan descontrolats, et portarà segurament a un esforç mediocre i, en el pitjor dels casos, limitarà els teus recursos. Fixaràs metes més compromeses i ordenades sense la influència i les discraccions d’altre nivell que està fora de control.

Presta especial atenció al que té més interés per a tu. Amb això en ment pots començar a muntar les peces del gran trencaclosques en l’ordre que desitges. Quan més ràpid acabes de muntar-lo serà més senzill i faltaran menys peces per a quan tingues que desviar la teua atenció cap a un aspecte més profitós.

Treballar amb els horitzonts d’enfoc

La seqüència, habitualment més efectiva és de baix cap amunt.

Les alçades proporcionen punts de referència que es corresponen amb prioritats més altes.

12. Obtenir la Perspectiva en la pista de despegue: Següents passos

El pensament és útil quan estimula l’acció però és un destob quan la sustitueix. Bill Raeder.

Res és més revelador que el moviment. Martha Graham.

Alcanç

Què és el que es necessita fer?

Aquesta categoria fa referència a l’àmbit físic.

Seria un inventari dinàmic d’assumptes per fer.

Alcanç

Formats habituals:

Determinar la següent acció física.
Portar-la a terme en eixe moment.
O deixar-la en mans d’altra persona.
O seguir el seu rastre per tenir-la present quan convinga.

Com i Quan cal comprometre’s

Cada dia necessitaràs implicar-te decidint què has de fer i com vas a fer-ho.

Unes accions no cal seguir-les la pista, les faràs automàticament.
Altres accions, no es recorden per sí mateixa, caldrà recordar-les mirant la lista on estan.

Formats habituals

Portar a terme les accions:

En eixe moment
Delegar i seguir el rastre

Següents passos:

Agendar
Llista contextual

Quan i com compromentre’s

Cada dia necessitaràs implicar-te dient què has de fer i com fer-ho.

No serà necessari segur la pista a totes les accions, ja que ho faràs automàticament quan penses en elles o les circumstàncies ho requerisquen.

A altres accions sí cal seguir la pista:

Accions agendades
Accions en llistes addicionals

Caldrà mirar-les una o dues vegades al dia, atenent a la complexitat i al detall de contingut.

Aquesta llista addicional hauria d’ésser revisada cada vegada que tinguerem temps i vullguerem comprovar que estàs considerant totes les teues opinions.

La pista de despegue i les teues prioritats

Et sentiràs millor amb el que estàs fent quan el teu llistat d’accions definides resulte el més complet possible.

Quan més conscient sigues del que t’has dit a tu mateix del que has de fer i més accessibles siguen les teues opcions que has de valorar, confiaràs més tant en el teu pla d’atac com en les teues decisions respecte a les accions que no estàs emprenent.

Hi ha una diferència exponencial entre la gestió parcial i total.

El nivell d’acció com a la nova frontera

Quan més baix estiga l’horitzó, el sistema per a gestionar-lo haurà de ser més sofisticat.

Organitzar la teua aproximació al nivell de l’acció pot requerir grans dosis inicials de reflexió i exploració, més temps per a establir i més prepraració per instaurar els hàbits necessaris per a manenir-lo amb consistència.

El més important és decidir següents passos físics que s’han de donar. Cal determinar l’ordre i qui ha de donar aquests passos.

Moltes vegades és més senzill arribar a la clau d’una qüestió preguntant-se: Llavors, quin és el següent pas que he de donar?.

El misteri final del que és convencional

El control i la perspectiva es troben front a front en el nivell d’acció.

13. Obtenir perspectiva a tres mil metres: Projectes

Alcanç

La qüestió en el nivell dels projectes és molt senzilla: Què necessite per a acabar?.

Definició de projecte: Els resultats que poden arribar en un any i comporten més d’una acció.

La majoria de persones tenen un llistat de entre treinta i cent assumptes pendents, si inclouen aspectes laborars i personals.

La raó d’incloure eixe temps, un any, ve donada perquè qualsevolo obligació que es tinga que completar en aquest període es probable que es revise, al menys una vegada a la setmana.

Un projecte és una meta en miniatura.

Un projecte a l’igual que una meta no és exactament alguna cosa que fer, l’únic que es pot fer és donar un pas d’actuació.

Quan vages executant les accions adequades, assoliràs algunes metes preestablertes i assoliràs resultats que et permetran donar per completat el projecte.

Verbs que donen com a resultats projectes:

Finalitzar
Aplicar
Investigar
Publicar
Distribuir
Maximitzar
Aprendre
Establir
Organitzar
Crear
Dissenyar
Instal·lar
Reparar
Presentar
Dirigir
Resoldre

Cal iniciar el nomenament dels projectes amb aquests verbs.

Fomats habituals

Gestionar aquest horitzont implica elaborar algun tipus d’índex general de projectes pendents i unir els distints instruments per apuntar i construir els plans de projecte i els materials de recolzament i reservar un temps per a examinar el teu món des d’ací.

Una de les millors ferramentes que pots usar per a gestionar aquest nivell és un llistat de projectes: una llista senzilla de tots els teus plans. Això funcionaria com tenir un caixò amb una carpeta per projecte.

Per a mantenir el control i la perspectiva en aquest nivell, tots aquests projectes ha de ser identificats com a tals, i cadascú d’ells haurà de ser reconsiderat amb la mateixa freqüència que qualsevol altre.

Com i quan comprometre’s

Una o dues hores de revisió personal una vegada a la setmana, per a actualitzar tots els projectes.
Cada vegada que tingues la sensació de que els teus projectes clau s’estan quedant arrere.
Sempre que cregues que has perdut el control del les teues prioritats a curt termini.

La revisió setmanal s’ha convertit en un factor d’èxit per a mantenir i utilitzar l’enfoc sistemàtic que fa funcionar el GTD.

14. Obtenir perspectiva a sis mil metres: Àrees d enfoc i responsabilitat

Alcanç

En aquest entorn cal preguntar-se: Què és el que he de fer per mantenir-me?

Aquest nivell funciona com una abstracció de la teua realitat. Consisteix en una sèrie d’enfocs ajustats a algunes categories, entre deu i quinze, que pertanyen a àrees en les què no estàs particularment interessat i que et serviran per a moure’t amb seguretat. El teu compromís amb ells t’animarà a encargar-te de projectes i a emprendre actuacions.

Exemples

Treball	Vida
Administració d’actius	Finances
Control de qualitat	Salut/Vitalitat
desenvolupament de plantilla	Família
Planificació	Carrera
Diseny de sistema
Recolzament administratiu	Paternitat
Desenvolupament de producte	Parella
Relacions públiques	Oci
Atenció al client	Creativitat
Desenvolupament de client	Autodesenvolupament
Investigació	Religió/Espiritualitat

Formats habituals

Les àrres d’enfoc poden ser útils com a llistes de comprovació que asseguren l’equilibri i la inclusió dels seus elements principals: la teua vida, un projecte o un departament.

Els formats habituals què poden prendre:

Descripció detallada del treball
Llista de comprovació de l’estil de vida personal
Panell d’organització
Panell d’estructura departamental
Llista de comprovació de projectes

Àrees d’enfoc - 6000 metres

Exemple de llista amb la que Allen treballa:

Relacions
Diversió
Desenvolupament esperitual
Vitalitat
Economia
Relacions professionals
Coordinació i assistència
Entorn
Expressió creativa

Exemple de subgrup Coordinació i assistència al desenvolupament:

Plantilla
Aliances
Relacins públiques
- Xarxa global
- Entrevistes
- Medis
Desenvolupament de continguts
- Connexió
- Productes educatius
- Butlletí informatiu
- Presentacions
Desenvolupament d’aplicacions per al client
Desenvolupament empresarial
- Planificació
- Posicionament
Economia Actius
Investigació
- Tecnologia
- Aprenentatge
- Comunicació

Com i quan comprometre’s

Les àrees dels horitzons d’enfoc no necessiten tantes revisions com els projectes i les accions.

Revisió una vegada al mes.

15. Aconseguir la perspectiva a nou mil metres: Metes i Objectius

Què vull aconseguir? Seria la pregunta fonamental en l’àmbit dels objectius. Es tracta de pensar els ojectius que vols assolir en el proper any.

Els objectius, com els projectes són resultats que es poden completar i tancar com a fets.

Formats típics

Fixar un objectiu del que es vol assolir cada 12 mesos et proporcionarà la motivació necessària per a intervenir en la situació (al capturar-la, aclarir-la, organitzar-la i revisar-la).

Jugant el joc del Gran Joc

La clau per a saber quan es deuen fixar metes i objectius amb el fi de centrar-se està en prestar atenció al que centra la teua atenció.

16. Aconseguir la Perspectiva a dotze mil mestres: Visió

Quins són les teues metes a llarg termini? Aquelles que van més enllà dels 2 anys.

Formats típics

El coaching de la vida s’ha de basar primer en identificar el què abans d’identificar el com.

Caldria identificar el què com una cosa que ja ha ocorregut. Aquesta situació genera un fluxe de decisions i direccions productives que tenen un impacte immediat.

La visió crea expectatives que, amb el temps obrin la porta del coneixement i la capacitat de resposta davant d’oportunitats que es van a creuan en el camí, que s’aniran ajustant internament. Aquesta accitud facilitarà l’assumpció de riscos constructius què, potser en altre cas no s’haveren fet.

Quan i com començar

Enfrontar-nos cara a cara amb la nostra vulnerabilitat i la transitorietat de l’existència pot provocar un canvi cap a dalt en el nostre centre d’atenció.

Hi ha moments en els quals l’única forma de recuperar la motivació i l’impuls per a avançar és reimpulsant la visió.

El futur és ara

El gran secret sobre les metes i les visions no és el futur que descriuen, sino els canvis que generen en l’actualitat.

El verdader poder que resideix en una visió a llarg termini és el fet d’assumir que al mantenir eixa imatge en la teua consciència et permet imaginar-te fent alguna cosa molt més important del que faries habitualment.

Cada vegada està més acceptat el fet de que les imates que tenim en les nostre ments sobre nosaltres mateixos afecte als nostres patrons neuronals i a la nostra autoimatge.

El problema és que la nostra ment tendeix a conservar sols aquelles imatges nostres que creiem que mereixem o que confiem assolir.

Si les metes manquen d’ambició, no representaran un canvi o repte profund, però si són inaccessibles, el seu poder quedarà debilitat de mode subtil perquè afirmarà implícitament que no és possible assolir-les.

Les visions i les metes a llarg termini poden generar resultats simplement amb la seua existència, centrant-nos en elles de quant en quant.

Tot i què la natura ens faça mirar cap al davant, ser conscients de com i quan s’ha de col·locar el focus d’atenció en el quadre general, per assolir la perspectiva apropiada, proporciona una de les principals claus per a un èxit continuat en els negocis i en la vida.

17. Aconseguir la perspectiva a quinze mil metres: Propòsit i Principis

El propòsit proporciona la intencionalitat última de l’existència.

Els principis representen els valors essencials que es deuen conservar durant el camí.

Propòsit

Alcanç

La resposta a la simple però molt potent pregunta: Per què?.

El propòsit es pot referir a la meta final d’un projecte, d’una acció o d’un esforç. Pot ser considerat com a motivació dels resultats. En aquest sentit es pot considerar com alguna cosa que es pot completar.

En el sentit més profund, propòsit també es pot referir a l’essència d’alguna cosa, a la seua raó de ser. En aquest sentit no es pot considerar una tasca que es puga completar sinó que té una funció orientativa. Entés així és una manifestació continuada.

Es poden tenir diferents propòsits i diferents nivells de profunditat.

Formats típics

Determinar, definir o revisar el propòsit d’una organització és un d’aquells aconteciments d’alt nivell què, amb freqüència es relaciona amb el debat i la clarificació de misió, visió, valors i metes a llarg termini.

A nivell individual estaria representat per fixar la direcció i el sentit.

Qualsevol esforç tindrà una definició i una descripció del seu propòsit, siga quin siga el nivell en el qual es desenvolupe.

És molt estrany que aquest resultats i propòsits s’expressen en termes concrets o formalitzats.

Com començar

No necessites saber per què estàs fent alguna cosa fins que ho fas.

El propòsit és el criteri útim per a decidir sobre què és el més important que es deu fer i com avaluar el teu èxit.

El millor moment per començar un diàleg intern sobre el propòsit és quan iniciem una activitat. Conèixer el teu propòsit últim obrirà l’espai per a considerar idees creatives i originals sobre com assolir-les, però també t’oferirà els paràmetres per avaluar les opcions.

Altre indici per avaluar el propòsit és quan aparèixen diferències i temes no resolts sobre els recursos disponitbles per a un aconteciment concret o una empresa.

L’últim, i pacient, poder del propòsit

Si no saps per què existeixes i a on vas, qualsevol camí serà vàlid. Per això necessites conèixer el camí que realment t’importa, has de saber cap a con vas.

En qualsevol moment i en qualsevol lloc que t’oferixca l’oportunitat de trobar-te amb tu mateix, o que la teua organització puga frenar i avaluar la situació del nivell més alt, probablement serà un moment sutilment productiu molt important.

Qualsevol conversa arbitrària i purament conceptual o teròrica sobre aquests nivells refinats i tremendament poderosos de consciència , de vegades poden resultar més perjudicials que beneficiosos.

Fins que no estigues disposat a assumir aquesta responsabilitat, el millor és que simplement gaudisques del viatge. Aprén de l’experiència que estigues generant. Les reflexions sobre el quadre general serveixen com a via d’escapament o també com a punt d’ancoratge.

No existeix cap presió per a resoldre l’assumpte de determinar el propòsit últim de la teua vida amb rapidesa, perquè, normalment, la resposta no té res a veure amb el temps.

Principis

Alcanç

Situat en el mateix nivell que el propòsit, en el moment de determinar les prioritats o inversions, es troben els valors que assumeixes.

El que identifiquem en aquest nivell superior de principis són els criteris de fons per a tu o per a la teua empresa que representen el nucli central.

En els nivells més alts, centrar-se en el principis influirà en la naturalesa de la companyia i dels seus valors i de la relació amb ell.

També reflexarà el teu acomodament personal amb els comportaments de les persones clau amb les quals et relaciones.

Si vas a crear una llista de valors centrals, cal que inclogues com a mínim deu i com a màxim vint:

Ser honest
Millorar-te continuament
Recolzar les persones que tens prop
Oferir el teu servei a la comunitat
Portar els teus assumptes amb integritat
Entregar part dels recursos a qui sofreix necessitat
Seguir connectat amb el teu front espiritual

Formats típics

Crear regles de comportament per a sí mateix o el grup, per a afirmar i motivar la col·laboració, aclarir les expectatives i previndre mals entesos i conflictes innecessaris que puguen sorgir més tard.

Per portar a terme això, a les empreses cada company avalua cada treballador per mig de preguntes sobre ell, sobre el seu compromís, rendiment, etc.

Quan començar

En iniciar l’empresa.
Quan tinga sentit aclarir la forma d’operar junts.

Quan més explores i identifiques el que personalment consideres els factors i els aspectes essencials de la teua vida, més sòlids seran els teus punts de referència quan arribe el moment de prendre decisions difícils.

18. Aconseguir la Perspectiva: Tornar a visitar el Jardí de Grace

Cap marc general efectiu serà més senzill que el continu:

Propòsit / Principis
Visió
Metes
Àrees d’atenció
Projectes
Següents accions

Qualsevol cosa més complexa sols introduirà confusió en la naturalesa holística de l’experiència i probablement donarà un èmfasi impropi als horitzonts.

19. Fer que tot funcione… en el món real

Assumpte complicat

Guanyar el joc del treball i en el negoci de la vida no consisteix en mantenir-ho tot en perfect ordre, sinó en tenir la suficient familiaritat amb l’ús de mapa de carreteres dels aspectes horitzontals i verticals de l’experiència per a ser capaç de recuperar ràpidament la coherència i reorientar-te per al següent assalt, quan et tingues que enfrontar al desordre.

El truc per a prendre decisions sólides e intel·ligents consisteix en traçar les sendes apropiades i situar els indicadors que guíen la teua atenció i les teues accions al llarg de les rutes que et presten millor servei.

Planificar per a la inconsistència

Les persones realment llestes saben que no tenen accés a la capacietat d’estar concentrat permanentment. Utilitzen aquesta consciència per a crear processos i estructures que els pemente fer coses intel·ligents quan no es troben precisament en eixe estat d’ànim.

El que agreuja el joc de l’autogestió és que, amb freqüència, la coasa més efectiva que hauriem de fer és l’última cosa que et sents capaç de fer. Quan més necessites planificar és quan creus que tens menys temps per fer-ho.

Com que és estrany que la realitat col·labore sintonitzant-se amb el teu estat d’ànim en un moment donat, és una gran idea tenir a mà algunes estructures fonamentals i senzilles d’aplicar, què pots integrar amb facilitat en el sdiversos aspectes de control i perspectiva per tornar l’equilibre al món interior i exterior.

Utilitzar ferramentes i trucs: Elaborar un sistema

Una motivació i una intel·ligència adicionals sols representen una diferència insignificat a llarg termini.

Quasi totes les millores són el resultat directe de la qualitat de les ferramentes i dels processos adoptats.

Construir el teu sistema

Quan a mijant matí estàs en el fragor de la batalla, ocupat en moltes coses hauràs d’evitar qualsevol procés de comportament que requerisca massa reflexió o disciplina conscient.

Quan millor siga la qualitat, accessibilitat i facilitat de l’ús del teu hardware de gestió personal i el teu espai per a pensar i organitzar, més probable serà que pugues traure partit per a aconseguir el control i centrar-te.

Assegura-t que tens bones ferramentes de captura

Estableix la teua agenda i el teu gestor de la llista d’accions

Estableix una llista ad hoc de funcionalitat

Estableix un sistema de referència que funcione

Estructura llocs de treball personal efectius en l’oficina, en casa i en el trànsit

Necessitaràs tenir accés al teu espai productiu. Resulta molt útil tenir un maletí amb les ferramentes necessàries.

Poblant el sistema

Neteja completa de la ment

Hauràs de revisar a fons on vius i on treballes per arreplegar els recordatoris de totes les coses de notes que notes que et criden l’atenció i amb les quals vols fer alguna cosa.

Fins que es convertisca en un contum arraigat, utilitza alguna cosa per a alliberar qualsevol cosa que tingues a la teua ment i que necessita ser externalitzada.

Llista de desencadenants incomplets Apèndix I.

Tenir grans ferramentes de captura és el primer pas important, però tenir el costum d’utilitzar-los de forma consisten és el que els convertieix en valuosos.

Identifica projectes i accions per a millorar el teu sistema

Alguns dels millors projectes i accions que es poden indentificar són aquells que recolzen la millora dels teus propis processos.

Mantín aquest projecte obert finalitzar l’establiement del sistema de gestió personal fins que estiga depurat.

Incorpora temps per a processar

El temps de processament no és fàcil de bloquejar.

Algunes persones tenen un entorn estable i ho fan a primera hora del matí, però el més habitual és que hages de netejar la teua safata de coses pendents quan pugues al llarg del dia.

El factor crític és ser conscient que processar et portarà temps.

Incorpora la revisió operativa setmanal

En la revisió diària és difícil de fixar un temps inamobble, però, la revisió setmanal ha d’estar fixada a l’agenda. Centrar-se en les seues demandes serà tornat exponencialment.

Crear aconteciments d’horitzont elevat

Aquest tipus d’aconteciments necessiten de compromís i de concentració, es deurien planificar i fixar a l’agenda.

Es pot utilitzar la llista de l’Apèndix V.

Treballar el sistema

El propòsit últim de qualsevol tipus d’estructura és facilitar el teu compromís amb els fluxes de vida i del treball.

Utilitza i buida les teues safates d’entrada

Realitza revisions setmanals

Reformula i refresca el teu sistema constantment

I què?

Si no estàs segur de quin d’aquests processos has de seguir en cada moment, et recomane que neteges les teues safates d’entrada e intentes eliminar tots els teus endarreriments. Exiteixen una sèrie de bones raons per fer-ho:

T’ajuda a instal·lar-los en el teu cap de manera que pugues pensar sobre ells.
Assegúra’t de que totes les opcions del que podries estar fent aparèixen clarament davant de tu.
Serveix com a manteniment preventiu per a nous temes.
Resulta divertit i alliberador jugar una part del joc que saps que pots guanyar, netejant, progressant i generant idees creatives i productives pel camí.

…i si necessites centrar-te

Revisa tots els horitzonts.

La clau per a guanyar el joc de la perspectiva és que sigues capaç de canviar d’horitzont i relacionar els resultats dels teus descobriments en un nivell amb el que requereix la resta de coses.

Els canvis van a venir, negar-los serà com intentar canviar el curs d’un gran riu. Caldrà estar preparat per afrontar-los en qualsevol lloc i en qualsevol moment.

Segons la meua experiència existeixen tres formes d’implicar-se en cada altitud:

Identifica i aclareix els teus compromisos actuals.
Revisa i recorda els compromisos
Canvia els compromisos

Hauràs d’obligar-te a crear documents separats per a cada un d’aquests horitzonts.

Com serà la teua vida ideal d’ací a cinc anys?
Quins són els teus valors ideals.

Hauràs de ser flexible amb aquest tipus d’atenció per a ser capaç de canviar qualsevol dels aconteciments a mesura que tu mateix canvies.

Tenir-los organitzats en algun tipus de panorama general facilita que et recordes a tu mateix quan ha arribat el moment de reformular la descripció del teu treball, d’actualitzar les metes a llarg termini i de dedicar algun temps a afegir components a les teues visions d’èxit.

Tornar a estar connectat

Quan has eliminat tot el soroll. Aquest estat de la ment com l’aigua no significa que no passe res o que existisca el silènci absolut. Si ets concient, sempre tindràs l’atenció centrada en alguna cosa.

Una vegada eliminat tot el soroll, el que queda, que està expulsant o cridant l’atenció és el millor lloc per a centrar-la.

20. Conclusió

Cal acquirir i demostrar:

Coherència
Direcció
Control
Perspectiva

Apèndix 1

Llista de desencadenants incomplets.

A què prestes atenció:

Professional
Personal

Apèndix 2

Model de planificació natural.

Apèndix 3

Llista de desencadenants de planificació de projectes.

Apèndix 4

Dominar els fluxes de treball.

Apèndix 5

Revisió setmanal.

Apèndix 6

Processar i organitzar els fluxes de treball

Apèndix 7

Horitzonts d’atenció